本软件以插件形式安装到Microsoft Office Excel的COM组件中，在菜单栏（Excel2003）或加载项（Excel2007和Excel2010）中增加“新增工具”菜单，使得Excel增加了如下十四大功能。《群发邮件功能》已经被《电脑报》在2011年第6期、《创建目录与批量改名功能》在《电脑报》2010年第45期上向国内外推介。
（一）群发邮件功能：
1、制作工资条（成绩条）和工资簿（成绩簿）：一张员工工资表 （学生成绩表）是由同一工作表中的同一单行或多行的表头下共存的若干条记录组成，要把单人的工资 （成绩）发给本人，用本软件可轻松地将每条记录分离，并在每一条记录的上方添加一个表头，以明确各项目的意义，还要在下方增加一个空行，以便打印后裁剪。本软件还可以将工资条（成绩条）保存一个独立的工作簿文件。
2、工资条（成绩条）群发到邮箱：软件将工资条直接群发到每个人的邮箱，方便快捷，真正实现了无纸化高效办公。
3、工资条（成绩条）群发到手机：从Excel工作表的工资表中分离个人工资免费群发到手机，实现了快捷、便利、安全的目的。
4、工资条（成绩条）群发到个人文件夹：现在许多单位的个人信息都存放在服务器中由职工通过FTP查看，本软件能将同一个工作表中的每行记录（工资条）另存为同名的个人文件夹中，并统一改名。例如：存到[独立]文件夹中的名称为张三、李四的两个文件，可以对应的分别转存到张三、李四两个文件夹中，并将这两个文件改名为[9月份工资]。
5、把工作表内容分类群发到邮件与手机：软件首先将工作表记录分类另存为工作簿文件，然后将这些文件以附件形式群发到指定的类别负责人邮箱。例如，年级成绩表由各班学生成绩组成，软件首先把本表另存为各班工作簿，然后再把每一班的工作簿群发给对应的班主任。
6、群发同附件邮件：将同标题、同内容、同附件的共性邮件群发到多个邮箱与手机，与邮箱群发不同的是能“逐个群发”，不受群发数量限制，不会被对方看到多个地址，不会被过滤成垃圾邮件。
7、自动进入网易邮箱：凡是126、163、yeah邮箱，可以一键进入。
（二）学校数据处理：
1、学生编班与调班：根据各学校、各年级给学生编班的标准不同提供了两种编班方法供选择：
（1）按总分排名编班：可以按学生总分（或某一学科分数）参照成绩、性别、特殊生等因素进行一条龙排名，将学生均衡编入若干个教学班。分出来的教学班能够达到如下几项指标：（a）各班学生人数基本相等；（b） 各班男、女生学生数基本相等；（c）各个名次段人数各班基本相等；（d）平均成绩各班基本相等；（d）为满足不同用户要求，本软件可以不考虑男女生比例，仅按照成绩编班，还可以不考虑前若干名学生性别，仅考虑若干名之后学生的性别编班，也可以不按成绩随机分班；（e） 软件对编班结果冠以“准”字，目的是与正式编序号区别；（f）本软件具有智能提醒、检查与修复功能。引导您输入各项合理数据；为您自动修正性别、特殊生列在录入时文本前后误输入的空格现象。
（2） 按各学科考分编班：有“预先挑班”要求的首先满足。然后主要考虑各学科平均分的小差距，同时考虑性别搭配，在上述条件满足的情况下，考虑特殊生搭配（特殊生提供了两栏，可以填写优秀生、班干部、问题生、住校生等）。分出来的教学班所达到的几项指标同（1）。
两种分班方法的设计思路是：前者首先给学生分类排名，然后“一条龙”分配到各班，所以班数整数倍段的学生人数各班仅相差1－2人；后者根据学生各学科分数、性别等情况，一一判断这个学生分配到哪个班合适，所以最后的每班各学科平均分、总平均分相差仅在半分之内。
编者强烈建议您的特殊要求不要超过两个，不能考虑太多的编班因素，不然会以牺牲“均衡性”为代价。考虑因素越多，分班各档次学生数及平均分差距越大。
（3）调班：调班需要学生考分差异小、男女等条件要匹配，主调学生还不能被再度调出……所以，纯手工调班是相当劳神的事情，本软件设计了按考号大小、姓名音序自动查找、调班标记颜色与备注等功能，使调班轻松自如。调班后可以轻击按钮跟踪各班男女生数、特殊生数、前若干名学生平均分、校前若干名学生在各班的分布等。
2、学生排名/班成绩分析：（1）可以在年级各班同表的成绩单上给学生进行年级大排名，也可以进行学生所在班内的排名，即可以进行单学科排名、也可以进行多学科、总分一次性排名。（2）班成绩分析是指各各班成绩汇总成一张独立的表格，内容包括：应考试人数、实考试人数、平均分、班内前若干名平均分、年级前若干名在各班内的分布等。
3、快速写评语：本软件附赠学生评语库，用户可以在评语库中方便的选择评语填写在学生成绩单上（以第二列为准，测学生数），配合个人信息群发功能，快速发送到学生（或家长）个人邮箱。评语库中评语丰富，还可以随便增加与修改。
注：利用群发工资条（成绩表）功能，可以将由学校统一登统的校、年级学生考试成绩表拆分到每个班的成绩表后（保存在[分类文件]文件夹下的独立工作簿），群发到各班主任邮箱，再由班主任给本班学生在成绩记录行添加评语列，最终群发到学生（家长）的电子邮箱。
4、筛选各班前N名：筛选同一表格每个单位（班级）前N名的优秀人员（得分）的行数据，删除其余人员的行数据。
5、英语单词与解释分类：可以将中小学英语单词按照有几个连续字母相同来分类，例如可以将单词中含4个连续相同字母的单词分为一类（标注相同序号）；还可以将中小学英语单词的解释按照有1个或2个汉字相同来分类（标注相同序号）。对于识记英语单词有很大的帮助。
（三）财务常用数据处理：
1、添加与删除本页小计、累计与合计：可以方便的在帐目的每一页添加“本页小计”、“本页累计”，在尾页添加“本页小计”、“本页累计”与“合计”，还适用于分类筛选后的页面。通过“删除”键，可以方便的去除这些附加项。
2、人民币大小写等常用数据转换：可将人民币小写转换成大写、能四舍五入四舍五入、甩去零头取整、提取甩去的零头、工资纳税计算、分数或名次转等次、汉字转拼音、英语单词首字母转大写等。由于采用在单元格输入公式的方法，方便了用户的区域填充与公式修改。
